Projektmanagement im Team: gemeinsam in einem Projekt

Dieser Beitrag wurde mit dem KI-Assistenten Claude erstellt und von Peter Hoenig veröffentlicht.

Ein Projekt plant selten eine Person allein. Die Projektleitung legt Arbeitspakete und Termine fest, das Team bucht Zeiten und meldet, wie weit es ist, und wer das Projekt nur verfolgt, möchte jederzeit den aktuellen Stand sehen. Mit einer einzelnen Projektdatei geht das nur nacheinander: Wer sie geöffnet hat, sperrt alle anderen aus. Deshalb arbeitet mein Projektmanagement-Werkzeug in der MC4Y-Produktivitätssuite jetzt gemeinsam: Alle, die ein Projekt aus der Ablage auf dem Server öffnen, arbeiten gleichzeitig darin.

Wie arbeiten mehrere Personen gleichzeitig im selben Projekt?

Sie öffnen das Projekt wie gewohnt aus der Ablage der Suite. Ein schmales Band unter den Ansichten zeigt dann „Gemeinsames Projekt“, Ihre Rolle, wer gerade im Projekt ist und ob alles gespeichert ist. „Speichern“ brauchen Sie nicht mehr: Das Werkzeug schickt jede Änderung sofort – nicht die ganze Datei, sondern genau den Eintrag, den Sie geändert haben, etwa ein Arbeitspaket, eine Zeitbuchung oder einen Kommentar. Was andere ändern, holt es alle paar Sekunden ab und sofort, wenn Sie ins Fenster zurückkehren. Während Sie in einem Feld tippen, wartet die Änderung von außen, bis Sie das Feld verlassen.

Was passiert, wenn zwei Personen dasselbe ändern?

Dann gewinnt nicht einfach, wer zuletzt speichert. Der Server merkt sich für jeden Eintrag, auf welchem Stand eine Änderung beruht. Beruht sie auf einem älteren Stand, nimmt er sie nicht an, sondern meldet sich: Das Fenster „Gleichzeitig geändert“ zeigt, wer den Eintrag wann geändert hat, und Ihre eigene Änderung daneben. „Neu laden und erneut setzen“ nimmt den aktuellen Stand und setzt Ihre Felder noch einmal darauf – so bleiben beide Änderungen erhalten. „Stand vom Server übernehmen“ verwirft Ihre Änderung an diesem Eintrag. Ein Auftrag wird ganz oder gar nicht übernommen; halb gespeicherte Änderungen gibt es nicht.

Welche Rollen gibt es, und woher kommen sie?

Die Rolle ergibt sich aus zwei Dingen, die es schon gibt. Das Recht in der Suite setzt die Grenze: Wer dort nur lesen darf, liest auch im Projekt; Vollzugriff ist immer Projektleitung. Innerhalb von „Lesen und Schreiben“ entscheidet das Projekt: Ihr Suite-Konto gehört zu einer Person des Projekts, wenn seine Stammdaten-Person mit ihr verknüpft ist oder der Name gleich ist. Die Person im Feld „Projektleitung“ hat vollen Zugriff; sonst gilt der Zugriff ihrer Projektrollen – unter „⚙ Projekt und Team“ › „Rollen“ in der neuen Spalte „Zugriff in der Suite“. Wer nicht zum Team gehört, liest. Personen kommen damit wie bisher aus dem Team bzw. den Stammdaten, nie als freier Text.

Was darf die Mitarbeit – und was nicht?

Mitarbeit bucht ihre eigenen Zeiten, setzt Status, Fortschritt, Ist-Termine und Notizen der Arbeitspakete und Backlog-Einträge, für die sie zuständig ist, hakt die Definition of Done ab und schreibt Kommentare. Planen – Arbeitspakete anlegen, Dauern und Abhängigkeiten ändern, Personen oder Kosten pflegen – bleibt der Projektleitung. Die Felder dafür sind gesperrt, und der Server prüft es bei jeder Änderung noch einmal. Wer nur liest, sieht alle Ansichten und Berichte, kann aber nichts ändern.

Und die Projekt-Auswertung, Aufgaben und Buchhaltung?

Die Projekt-Auswertung lädt in der Suite alle Projekte, die Sie lesen dürfen, direkt vom Server – Portfolio, Termine, Auslastung und Kosten über alle Projekte. Arbeitspakete und Backlog-Einträge stehen wie bisher in den Aufgaben der Suite; setzt dort jemand einen Status, kommt er im gemeinsamen Projekt an. Übergebene Rechnungen zeigen jetzt auch die Mahnstufe, wenn das Buchhaltungs-Werkzeug eine Rechnung gemahnt hat – ebenso der Kunden-Navigator beim Kunden.

Wo liegen die Daten?

Das gemeinsame Projekt liegt in der Ablage Ihres eigenen Suite-Servers, wie jede andere Projektdatei. Die Suite merkt sich dazu, welcher Eintrag zuletzt von wem geändert wurde und wer das Projekt gerade geöffnet hat; Kommentare stehen im Projekt selbst. Es gibt keine fremden Dienste. Zeiterfassung und Auslastungsberichte können der Leistungs- und Verhaltenskontrolle dienen – in Unternehmen mit Betriebsrat ist ihre Einführung mitbestimmungspflichtig.

Fazit

Einmal speichern, und alle sehen denselben Stand: Das macht aus einer Projektdatei ein Projekt, an dem das ganze Team arbeitet. Die Projektleitung behält die Planung in der Hand, das Team meldet seinen Fortschritt selbst, und niemand überschreibt die Arbeit eines anderen. Alle Beispiele im Werkzeug sind erfunden. Das Werkzeug ist kostenlos und läuft auch ohne Suite: Projektmanagement öffnen.