Buchhaltung: Kostenstellen, Mahnwesen und Vorsteuer-Vergütung

Dieser Beitrag wurde mit dem KI-Assistenten Claude erstellt und von Peter Hoenig veröffentlicht.

Wer mehrere Geschäftsfelder hat – etwa Coaching und Organisationsberatung –, will wissen, was jedes davon kostet. Bisher stand das in meiner Buchhaltung nur nach Belegarten, also nach Steuerrecht sortiert. Jetzt lässt sich jeder Beleg, jede Rechnung, jede eigene Buchung und jedes Anlagegut einer Kostenstelle zuordnen, und jede Belegart einer Kostenart. Die Auswertung zeigt dann, welche Kosten wo entstehen. Weil Kostenstellen und Kostenarten in den Stammdaten liegen, sehen alle Werkzeuge dieselben – einmal gepflegt, überall verfügbar.

Wie werten Sie Kosten nach Kostenstelle und Kostenart aus?

Die Kostenstelle trage ich beim Erfassen eines Belegs ein; hat die Belegart oder der Kunde eine Vorgabe, steht sie schon da – sichtbar und änderbar. Rechnungen aus dem Projektmanagement bringen ihre Kostenstelle gleich mit, Eingangsrechnungen aus dem Kunden-Navigator Kostenstelle und Kostenart. Die Kostenart folgt der Belegart – nur wenn ein Beleg aus der Reihe fällt, bekommt er eine eigene. Abschreibungen zählen als Kostenart „Abschreibungen“. Private Belege haben weder Kostenstelle noch Kostenart.

Unter „Auswertungen → Kosten nach Kostenstelle und Kostenart“ sehe ich die Aufwendungen je Kostenstelle, je Kostenart und in der Kreuztabelle. Grundlage ist bei der Einnahmenüberschussrechnung das Zahlungsdatum – ohne Vorsteuer, aber mit den steuerlich nicht abziehbaren Teilen, denn Kosten bleiben Kosten. Bei doppelter Buchführung zählen die Aufwandskonten. Für ein ganzes Jahr rechnet das Werkzeug zur Kontrolle gegen die Anlage EÜR bzw. die Gewinn- und Verlustrechnung zurück.

Wichtig für die Ordnung nach den GoBD: An einem festgeschriebenen Beleg oder einer gestellten Rechnung lässt sich auch die Kostenstelle nicht mehr still ändern – die Korrektur läuft wie immer über ein Storno.

Was ändert sich im DATEV-Export?

Haben Sie Kostenstellen vergeben, steht deren Nummer im Buchungsstapel in der Spalte KOST1 – bei Buchungen auf Aufwands- und Ertragskonten; KOST2 bleibt leer. Fehlt einer Kostenstelle die Nummer, weist das Werkzeug darauf hin. Verteilt sich eine Rechnung auf mehrere Kostenstellen, entsteht je Kostenstelle eine eigene Erlöszeile. Maßgeblich ist die Nummer, die die Kostenstelle beim Export in den Stammdaten trägt: Nummerieren Sie eine Kostenstelle um, erscheinen spätere Exporte mit der neuen Nummer.

Neu sind außerdem Personenkonten: Nach Absprache mit Ihrer Steuerberatung bucht das Werkzeug Forderungen und Verbindlichkeiten auf einen Debitor je Kunde und einen Kreditor je Rechnungssteller statt auf die Sammelkonten. Die Nummernkreise beginnen bei 10000 für Debitoren und bei 70000 für Kreditoren; beide lassen sich ändern. In der Vorschau schlägt das Werkzeug die Nummern vor, beim Erzeugen des Stapels werden sie fest vergeben. Konto, Name und Anschrift jedes Personenkontos erhalten Sie als CSV-Liste für Ihre Steuerberatung; eine eigene DATEV-Datei mit den Stammdaten der Debitoren und Kreditoren erzeugt das Werkzeug nicht.

Mahnungen ohne Vorlagensuche

Ist eine Rechnung fällig und noch offen, bietet das Werkzeug die nächste Mahnstufe an: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. (letzte) Mahnung, in der Rechnungsliste gekennzeichnet mit M1 bis M3. Es schlägt eine neue Frist vor und rechnet auf Wunsch die Verzugszinsen aus – taggenau 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wenn ein Verbraucher schuldet, sonst 9. Den aktuellen Basiszinssatz tragen Sie selbst ein – ihn veröffentlicht die Deutsche Bundesbank zweimal im Jahr. Vorbelegt ist bewusst kein Wert; ohne ihn rechnet das Werkzeug keine Zinsen. Die Verzugspauschale von 40 € kommt nur bei Unternehmern in Frage und nur einmal je Rechnung; Mahnkosten stehen zunächst auf 0 €. Texte und Fristen legen Sie unter Einstellungen → Rechnungen → Mahnwesen fest.

Das Mahnschreiben entsteht als PDF im Briefbogen Ihrer Rechnungen und liegt neben der Rechnung. Die Rechnung selbst bleibt unverändert; jede Mahnung steht im Änderungsprotokoll.

Die Beträge sind ein Vorschlag, keine Rechtsberatung. Auch den Beginn des Verzugs schlägt das Werkzeug nur vor: Ob und ab wann Verzug besteht und welche Mahnkosten Sie verlangen dürfen, hängt vom Einzelfall ab – im Zweifel klären Sie das bitte mit Ihrer Rechts- oder Steuerberatung.

Wie holen Sie ausländische Vorsteuer zurück?

Wer im EU-Ausland einkauft und dort Umsatzsteuer zahlt, kann sie im Inland nicht als Vorsteuer abziehen. Unter bestimmten Voraussetzungen lässt sie sich aber über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren zurückholen. Bei Belegen mit dem Steuerfall „Ausländische Umsatzsteuer“ tragen Sie dafür das Land ein. Der Bericht „Vorsteuer-Vergütung (EU-Ausland)“ stellt die Belege eines Jahres je Land zusammen, Belege aus Ländern außerhalb der EU getrennt davon. Er nennt auch Antragsfrist und Mindestbeträge, so wie ich sie hinterlegt habe – bitte prüfen Sie diese Angaben mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie sich darauf verlassen. Den Antrag stellen Sie selbst im Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern.

Was gleich bleibt – und ein Hinweis zur Anlage EÜR 2026

Voranmeldung, ELSTER-Datei und XRechnung bleiben, wie sie waren. Auch der DATEV-Buchungsstapel bleibt ohne Kostenstellen und ohne Personenkonten genau so wie bisher. Bei der Anlage EÜR sind die Zeilen und Kennzahlen des Vordrucks 2025 hinterlegt; den amtlichen Vordruck 2026 habe ich noch nicht eingearbeitet. Für 2026 und spätere Jahre zeigen der EÜR-Bericht und die „Übertragung an Steuerprogramme“ deshalb einen sichtbaren Hinweis: Vergleichen Sie Zeilen und Kennzahlen bitte vor der Übernahme mit dem amtlichen Vordruck oder den Feldern in ELSTER.

Die neuen Felder lassen sich auch auf Handy und Tablet bedienen. Ihre Daten bleiben auf Ihrem Rechner bzw. in Ihrer Suite. Bitte lassen Sie die erste DATEV-Datei mit Kostenstellen oder Personenkonten von Ihrer Steuerberatung zur Probe einlesen. Das Werkzeug ist kostenlos und freie Software: Buchhaltung öffnen.

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