Die Datenlandkarte: welche Daten haben wir, und wo liegen sie?

Dieser Beitrag wurde mit dem KI-Assistenten Claude erstellt und von Peter Hoenig veröffentlicht.

Zwei sehr verschiedene Anlässe führen zu derselben Frage. Der eine ist eine Systemablösung: Was passiert eigentlich mit den Daten, die in dem alten Programm stecken? Der andere ist eine Frage zum Datenschutz: Wo liegen unsere Personaldaten überall?

Beide Male steht am Anfang dieselbe Aufgabe – aufschreiben, welche Informationen es gibt, wo sie liegen und wer sie verantwortet. Dafür ist die Datenlandkarte gedacht.

Fachliche Verantwortung, nicht IT

Das wichtigste Feld der Karte ist unscheinbar: fachlich verantwortlich. Gemeint ist eine Rolle im Geschäft – die Vertriebsleitung für die Kundendaten, die Personalleitung für die Personaldaten –, nicht die IT.

Der Grund ist einfach: Wenn niemand aus dem Geschäft benannt ist, entscheidet am Ende der Betrieb darüber, wie lange Daten aufbewahrt, wem sie zugänglich gemacht und wohin sie kopiert werden. Nicht aus Anmaßung, sondern weil irgendjemand entscheiden muss. Diese Entscheidungen gehören aber dorthin, wo man die Folgen beurteilen kann.

Schutzbedarf zweimal

Die Karte fragt getrennt nach Vertraulichkeit und Verfügbarkeit. Das ist kein Formalismus, sondern führt zu völlig unterschiedlichen Maßnahmen. Preisdaten sind oft hoch vertraulich und zugleich hoch verfügbarkeitskritisch. Personaldaten sind sehr vertraulich, aber ein Tag ohne Zugriff tut selten weh. Eine einzige Stufe „Schutzbedarf hoch“ verwischt diesen Unterschied – und führt dazu, dass man überall dasselbe tut.

Papier und Tabellen gehören dazu

Die untere Ebene heißt bewusst „Systeme und Ablagen“. In kleinen und mittleren Unternehmen liegt ein erheblicher Teil der wichtigen Informationen nicht in einem System: in einer Tabelle auf einem Arbeitsplatzrechner, in einem Ordner im Schrank, in einem Postfach. Wer das weglässt, zeichnet eine aufgeräumte Karte, die die Wirklichkeit nicht beschreibt – und die bei der nächsten Systemablösung in die Irre führt.

Was die Karte anmerkt

Das Werkzeug sucht nach den Lücken, die erfahrungsgemäß teuer werden:

• Ein Informationsobjekt, das in keinem System liegt. Dann fehlt entweder ein System oder das Objekt ist keines.
• Personenbezogene Daten ohne Aufbewahrungsfrist. Die Frage „Wie lange dürfen und müssen die bleiben?“ ist selten schnell zu beantworten, aber sie muss gestellt werden.
• Personenbezogene Daten ohne Grundlage der Verarbeitung.
• Ein Dienstleister ohne vermerkten Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Personenbezogene Daten auf Systemen außerhalb der EU. Das ist zulässig, braucht aber eine Grundlage – und sollte nicht übersehen werden.

Die Zuarbeit – und was sie nicht ist

Über den Anschluss entsteht eine Tabelle mit den personenbezogenen Objekten und allem, was in dieser Karte dazu steht. Zwei Spalten bleiben dabei bewusst leer: die Kategorien betroffener Personen und der Zweck der Verarbeitung. Beide gehören in ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO, werden hier aber nicht erhoben.

Das ist Absicht und keine Lücke. Eine Datenlandkarte ist eine Arbeitsgrundlage aus einem Workshop. Sie ersetzt weder das Verzeichnis noch eine datenschutzrechtliche Prüfung, und sie ist keine Rechtsberatung. Was sie leistet: Sie macht sichtbar, worüber zu entscheiden ist, und liefert die halbe Vorarbeit.

Anschluss

Aus dem 8EM-Modeller kommen Datenobjekte samt Schutzbedarf und Personenbezug sowie die IT-Systeme herein; aus der IT-Landkarte die dort erfassten Systeme. Hinaus geht die Karte als Tabelle in dieselbe Richtung – die Informationsobjekte landen im Modeller in der Datenebene, wo sie sich mit Prozessen, Systemen und Schnittstellen verknüpfen lassen.

Die Datenlandkarte ist kostenlos und steht als freie Software unter der GPL zur Verfügung: Datenlandkarte öffnen. Wenn vor Ihnen eine Systemablösung oder eine Bestandsaufnahme zum Datenschutz steht, unterstütze ich Sie gern bei der Vorarbeit – melden Sie sich zum kostenfreien Erstgespräch.