Buchhaltung

Wo sollen Ihre Buchhaltungsdaten liegen? Am besten in einem eigenen Ordner auf Ihrem Rechner (z. B. in Ihrer Cloud-Ablage). Dort legt das Werkzeug die Datei buchhaltung.json, die Belege, Ihre Rechnungen, Berichte und Sicherungen ab. Es überträgt nichts ins Internet.

Was das Werkzeug kann

• Belege erfassen: Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und sonstige Einnahmen – mit Steuersatz, Vorsteuer, Zahlungsdatum, Belegdatei und Plausibilitätshinweisen.
• Rechnungen schreiben: mit allen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, fortlaufender Nummer, PDF und E-Rechnung im Format XRechnung (CII). Stornos statt Löschen.
• E-Rechnungen empfangen: XRechnung- und ZUGFeRD-/Factur-X-Dateien lesbar anzeigen und als Beleg übernehmen.
• Privates getrennt erfassen: steuerlich wichtige private Ausgaben und Einnahmen (Vorsorge, Spenden, Krankheitskosten, Handwerker, Kapitalerträge …) je Person.
• Einfache oder doppelte Buchführung: Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG oder, wahlweise, Buchungssätze nach einem Kontenrahmen in Anlehnung an SKR 03 bzw. SKR 04 mit Summen- und Saldenliste, Bilanz und GuV.
• Berichte als PDF: Umsatzsteuer-Voranmeldung (Monat, Quartal, Jahr), Anlage EÜR, Belegliste, Rechnungsausgangsbuch, Offene Posten, Anlagenverzeichnis, private Zusammenstellung für die Einkommensteuererklärung, Änderungsprotokoll und eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation.
• Excel-Listen einlesen: bisherige Belegaufstellungen (z. B. eine Tabelle mit den Spalten Nr., Datum, Art, Rechnungsnr., Betrag, MWST-Satz, Verkäufer …) und Rechnungslisten.
• Kontoauszüge abgleichen: Umsätze aus dem Online-Banking (CSV oder CAMT) einlesen; das Werkzeug ordnet sie offenen Rechnungen und Belegen zu, erkennt schon erfasste Zahlungen und legt fehlende Belege auf Wunsch an.
• DATEV-Export: alle Buchungssätze eines Monats, Quartals oder Jahres als Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF) für die Steuerberatung.

Erste Schritte

1. Ablage wählen: Beim Start einen Ordner wählen (Chrome oder Edge). Ohne Ordner speichert das Werkzeug im Browser; dann bitte regelmäßig über „📁 Ablage“ eine Datensicherung herunterladen.
2. Einstellungen: Firmendaten, Steuernummer, USt-IdNr., Bankverbindung, Buchführungsart, Ist- oder Soll-Versteuerung, Voranmeldungszeitraum.
3. Belege erfassen: Reiter „Belege“ → „＋ Beleg“ (Taste N) oder eine Datei (PDF, Bild, XML) ins Fenster ziehen.
4. Rechnungen schreiben: Reiter „Rechnungen“ → „＋ Rechnung“. Erst beim „Stellen“ erhält die Rechnung ihre Nummer und wird festgeschrieben.
5. Auswerten: Reiter „Auswertungen“ → z. B. „Umsatzsteuer-Voranmeldung“, Quartal wählen, „PDF speichern“.

Steuerfälle bei Belegen

• Deutsche Umsatzsteuer: Rechnung mit 19 % oder 7 % – die Vorsteuer ist abziehbar (Kennzahl 66), wenn die Rechnung die Pflichtangaben enthält und die Ausgabe betrieblich ist.
• Ohne Umsatzsteuer: z. B. Versicherungen, Beiträge, Gebühren, Briefporto, Rechnungen von Kleinunternehmern.
• § 13b – Unternehmer aus dem EU-Ausland: Die Rechnung kommt ohne deutsche Umsatzsteuer mit dem Hinweis „Reverse Charge“. Sie schulden die Steuer selbst (Kennzahlen 46/47) und können sie zugleich als Vorsteuer abziehen (Kennzahl 67). Das betrifft häufig Software- und Cloud-Dienste aus Irland oder anderen EU-Staaten.
• § 13b – andere Leistungen: z. B. Leistungen von Unternehmern außerhalb der EU (Kennzahlen 84/85, Vorsteuer 67).
• Innergemeinschaftlicher Erwerb: Waren von einem Lieferanten aus dem EU-Ausland ohne Umsatzsteuer (Kennzahlen 89/93, Vorsteuer 61).
• Ausländische Umsatzsteuer: Steht auf der Rechnung ausländische Umsatzsteuer (z. B. 20 %, 21 %, 23 %), ist sie im deutschen Verfahren nicht als Vorsteuer abziehbar; der ganze Betrag ist Betriebsausgabe. Eine Erstattung ist allenfalls im Vorsteuer-Vergütungsverfahren möglich.

Berechnet ein ausländischer Anbieter deutsche Umsatzsteuer, obwohl Sie als Unternehmer einkaufen, ist das oft ein Zeichen, dass er Sie als Privatkunden führt. Dann ist die Steuer möglicherweise nicht abziehbar. Hinterlegen Sie Ihre USt-IdNr. beim Anbieter und klären Sie bestehende Fälle mit Ihrer Steuerberatung – das Werkzeug weist auf solche Belege hin.

Anlagegüter, GWG und Abschreibung

• Bis 250 € netto: sofort als Betriebsausgabe.
• Über 250 € bis 800 € netto: geringwertiges Wirtschaftsgut, sofort abschreibbar (Anlage EÜR Zeile 36); wird im Anlagenverzeichnis geführt. Wahlweise Sammelposten für 250,01 € bis 1.000 € (Abschreibung über fünf Jahre, Zeile 37) – die Wahl gilt einheitlich für alle Anschaffungen eines Jahres.
• Über 800 € netto: Abschreibung über die Nutzungsdauer (linear, im ersten Jahr monatsgenau). Computerhardware und Software können nach dem BMF-Schreiben zur Nutzungsdauer digitaler Wirtschaftsgüter mit einem Jahr angesetzt werden.

Rechnungen schreiben

Das Werkzeug prüft die Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG): Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Nummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt je Steuersatz, Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung oder die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen, § 33 UStDV) brauchen weniger Angaben.

Stellen: Erst beim Stellen vergibt das Werkzeug die nächste Nummer, schreibt die Rechnung fest und legt PDF und XRechnung in der Ablage ab. Eine gestellte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern oder löschen – Korrekturen laufen über eine Stornorechnung und eine neue Rechnung.

Versenden: „✉ Versenden …“ an einer gestellten Rechnung. Mit „📤 Teilen“ übergibt der Browser PDF und XRechnung als Anhang an Ihr E-Mail-Programm (wo das System es anbietet); „✉ E-Mail vorbereiten“ öffnet eine E-Mail mit Empfänger, Betreff und Text und lädt beide Dateien herunter – bitte anhängen, denn ein E-Mail-Link kann keine Anhänge mitgeben. Danach „Als versendet vermerken“: Datum und Empfänger stehen an der Rechnung.

Rechnungen aus dem Projektmanagement: Das Projektmanagement-Werkzeug stellt Rechnungen zusammen – Positionen nach Leistungsart (Arbeitsstunden, pauschale Leistungen, Material und Waren, Fremdleistungen, Lizenzen/Wartung/Betrieb, Reisekosten) und eine Anlage mit dem Leistungsnachweis. Übergebene Rechnungen erscheinen oben im Reiter „Rechnungen“ unter „📥 aus dem Projektmanagement“ (beide Werkzeuge im selben Browser) bzw. nach dem Hineinziehen einer Datei *.rechnung.json. „übernehmen“ legt einen Entwurf an: Ein Kunde gleichen Namens wird verwendet (fehlende Angaben kommen aus dem Projekt), sonst neu angelegt. Im PDF stehen die Positionen mit Zwischensummen je Leistungsart, die Anlage folgt auf eigenen Seiten (abschaltbar). Rechnungsnummer, Datum, Versand und Zahlungseingang meldet die Buchhaltung automatisch an das Projekt zurück; „verwerfen“ ebenso.

Kunden-Navigator: Der Kunden-Navigator (Kundenbetreuung) übergibt Leistungen eines Kunden auf demselben Weg als Rechnung – sie erscheinen ebenfalls oben im Reiter „Rechnungen“; der Kunde wird über Kennung bzw. Kundennummer wiedererkannt. Umgekehrt kann er Umsätze, Rechnungen und offene Posten Ihrer Kunden anzeigen: Hat er das mit „Mit der Buchhaltung verbinden“ angefordert, stellt die Buchhaltung ihren Kundenstand im gemeinsamen Speicher dieses Browsers bereit und frischt ihn nach jeder Änderung auf. Für einen Kunden-Navigator in einem anderen Browser gibt es im Reiter „Kunden“ den Knopf „⬇ Kundenstand für den Kunden-Navigator“ (Datei vertraulich behandeln). Ohne Anforderung wird nichts bereitgestellt. Der Kundenstand enthält auch Ihre betrieblichen Eingangsrechnungen der letzten drei Jahre je Rechnungssteller (Datum, Nummer, Betrag, bezahlt) – so sieht der Kunden-Navigator bei Ihren Dienstleistern Ausgaben und unbezahlte Rechnungen. Private Belege gehen nie mit.

Eingangsrechnungen aus dem Kunden-Navigator: Eine Rechnung, die dort bei einem Dienstleister oder Vertrag abgelegt oder aus einer E-Mail übernommen wurde, kann mit „🧾 an die Buchhaltung“ hierher gegeben werden – samt Datei, Rechnungssteller, Datum, Rechnungsnummer und Betrag. Sie erscheint oben im Reiter „Belege“. „übernehmen“ öffnet einen Belegentwurf mit der Datei (bei E-Rechnungen zuerst die gewohnte Prüfung); die Belegart wird wie beim letzten Beleg desselben Rechnungsstellers vorgeschlagen. Erst beim Speichern gilt der Beleg als übernommen; Beleg-Nummer und Zahlung erscheinen danach im Kunden-Navigator. Aus einem anderen Browser kommt die Rechnung als Datei *.beleg.json – über „⬆ Dateien“ einlesen.

E-Rechnung: Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand gilt eine Übergangszeit: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen an Unternehmen noch als Papier oder PDF gestellt werden; 2027 gilt das noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz; ab 2028 sind E-Rechnungen im Inland zwischen Unternehmen Pflicht. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern; Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Das Werkzeug erzeugt die E-Rechnung als XRechnung im Format UN/CEFACT CII. Prüfen Sie die ersten Dateien mit einem Prüfwerkzeug (z. B. dem Validator der KoSIT), bevor Sie sie verschicken. Die beigefügte PDF ist eine lesbare Ansicht; maßgeblich für die E-Rechnung ist die XML-Datei.

E-Rechnungen empfangen

Ziehen Sie eine XRechnung (XML) oder eine ZUGFeRD-/Factur-X-PDF ins Fenster. Das Werkzeug zeigt sie lesbar an, schlägt einen Beleg vor und legt die Originaldatei in der Ablage ab. Bei E-Rechnungen ist die XML-Datei das Original, das aufbewahrt werden muss.

Umsatzsteuer-Voranmeldung

• Ist-Versteuerung (auf Antrag, bis 800.000 € Vorjahresumsatz oder für Freiberufler): Die Umsatzsteuer aus Ihren Rechnungen zählt in dem Zeitraum, in dem das Geld eingeht. Soll-Versteuerung: in dem Zeitraum, in dem Sie die Leistung erbracht haben.
• Vorsteuer zählt in dem Zeitraum, in dem Leistung und Rechnung vorliegen – unabhängig von der Zahlung. Kommt eine Rechnung später, tragen Sie „Rechnung erhalten am“ ein.
• Fristen: Die Voranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums über ELSTER zu übermitteln; mit Dauerfristverlängerung einen Monat später.
• Übermitteln: nur über ELSTER (Mein ELSTER oder eine zertifizierte Software). Das PDF des Werkzeugs ist Ihre Ausfüllhilfe und Dokumentation. Bemessungsgrundlagen werden in vollen Euro eingetragen.
• ELSTER-Datei statt Abtippen: Im Bericht „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ erzeugt „🧾 ELSTER-Datei“ eine XML-Datei. In Mein ELSTER öffnen Sie das Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ des Jahres und laden die Datei über „XML-Import“ hoch. ELSTER füllt damit nur das Formular vor; Sie prüfen die Werte und senden selbst. Dafür braucht das Werkzeug die Steuernummer im 13-stelligen ELSTER-Format – es berechnet sie aus der Steuernummer und dem Bundesland (Einstellungen → Firma); bitte einmal mit Mein ELSTER vergleichen. Die Datei folgt der öffentlich beschriebenen Schnittstelle (Block „Anmeldungssteuern“, Zeichensatz ISO-8859-15); lehnt ELSTER sie ab, bleibt die Übertragung aus dem PDF.
• Kennzahl 500 (neu ab 2026): ersetzt die frühere Kennzahl 23 für ergänzende Angaben. Ein Eintrag führt zu einer Prüfung durch das Finanzamt; er kommt nur in Betracht, wenn ein Sachverhalt noch nicht abschließend beurteilt ist, Sie bewusst von der Verwaltungsauffassung abweichen oder eine Prüfung wünschen. Das Werkzeug setzt diese Kennzahl nie selbst.
• Nach dem Übermitteln „Als übermittelt vermerken“ wählen: Das Werkzeug merkt sich die Werte, bietet an, den Zeitraum festzuschreiben, und warnt, wenn sich die Zahlen später ändern (dann ist ggf. eine berichtigte Voranmeldung nötig).

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Bei der EÜR zählen Einnahmen und Ausgaben, wenn das Geld fließt (§ 11 EStG). Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Umsatzsteuer-Vorauszahlungen, die bis zum 10. Januar für das Vorjahr gezahlt werden, gehören ins Vorjahr – das Werkzeug ordnet Vorauszahlungen anhand des angegebenen Zeitraums zu. Der Bericht „Anlage EÜR“ ordnet die Beträge den Zeilen und Kennzahlen des amtlichen Vordrucks zu (Stand: Vordruck 2025; die Zeilen können sich jährlich ändern).

Übertragung an Steuerprogramme

Steuerprogramme bieten in der Regel keinen offenen Import für Daten aus fremden Buchhaltungen. Damit die Übertragung trotzdem schnell und vollständig gelingt, stellt der Bericht „Übertragung an Steuerprogramme“ alle Werte für die Steuererklärung in der Reihenfolge der Formulare zusammen: Anlage EÜR (mit Zeile und Kennzahl), Umsatzsteuererklärung (mit der Kennzahl der Voranmeldung – in der Jahreserklärung bitte nach der Bezeichnung zuordnen) und private Angaben (Spenden und Handwerkerleistungen einzeln). Summen mit dem Zusatz „nur Vergleich“ tragen Sie nicht ein; sie dienen zur Kontrolle, ob das Steuerprogramm nach der Eingabe dieselben Summen zeigt. Bitte prüfen Sie jede Eingabe.

Kontoauszüge abgleichen (Reiter „Bank“)

Laden Sie im Online-Banking die Umsätze des Geschäftskontos herunter – als CSV (die üblichen Formate der Sparkassen, Volks- und Raiffeisenbanken, Direktbanken u. a. werden an den Spaltenüberschriften erkannt; sonst ordnen Sie die Spalten einmal zu) oder als CAMT-Datei (XML nach ISO 20022, „camt.053“ bzw. „camt.052“, oft in einer ZIP-Datei). Ziehen Sie die Datei ins Fenster oder wählen Sie „⬆ Kontoauszug einlesen“. Schon eingelesene Umsätze werden erkannt und übersprungen; vorgemerkte Umsätze und fremde Währungen bleiben außen vor.

• Zahlungseingänge werden offenen Rechnungen zugeordnet – über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, den offenen Betrag und den Namen. Teilzahlungen sind möglich.
• Abbuchungen werden Belegen mit Zahlungsweg „noch offen“ zugeordnet (Betrag, Rechnungsnummer, Name).
• Schon erfasst: Haben Sie Beleg oder Zahlung bereits mit „Bank“ erfasst, verknüpft das Werkzeug nur und übernimmt das Buchungsdatum der Bank als Zahlungsdatum (nicht bei festgeschriebenen Belegen).
• Neuer Beleg: Für alles andere schlägt das Werkzeug eine Belegart vor (aus früheren Zahlungen an denselben Empfänger, für Kontoführung und Finanzamt) und legt den Beleg mit dem Steuersatz der Belegart an. Bitte Steuersatz und Betrag mit der Rechnung vergleichen und die Rechnung als Datei anhängen – ein Kontoauszug ersetzt keine Rechnung für den Vorsteuerabzug.
• Privat (Entnahme bzw. Einlage) und ignorieren für Umsätze, die keinen Beleg brauchen.

Grün hinterlegte Vorschläge sind eindeutig, gelbe bitte prüfen. „✓ Vorschläge übernehmen“ übernimmt alle sichtbaren Vorschläge in einem Schritt (ein Klick auf den Rückgängig-Pfeil nimmt alles zurück); „✓“ in einer Zeile nur diesen Umsatz. „lösen“ hebt eine Zuordnung wieder auf. Bei Ist-Versteuerung und in der EÜR zählt das Zahlungsdatum – der Abgleich macht es genau.

DATEV-Export für die Steuerberatung

Unter „📁 Ablage“ (sowie im Reiter „Buchungen“ und bei den Auswertungen Belegliste, Anlage EÜR und den Kontenberichten) erzeugt „📤 DATEV-Export“ eine Datei im DATEV-Format „Buchungsstapel“ (EXTF, Version 700) mit allen Buchungssätzen eines Monats, Quartals oder Jahres: Belege, Rechnungen, Zahlungen, Abschreibungen und eigene Buchungen, mit Konten in Anlehnung an SKR 03 bzw. SKR 04. Beraternummer und Mandantennummer erfahren Sie von Ihrer Steuerberatung.

• Bruttobuchungen mit BU-Schlüssel (üblich): Vorsteuer und Umsatzsteuer zu 7 % und 19 % werden mit ihrer Buchung zusammengefasst (Schlüssel 8 bzw. 9 für Vorsteuer, 2 bzw. 3 für Umsatzsteuer). Für Automatikkonten – in den Standardkontenrahmen in der Regel die Erlöskonten 19 % und 7 % – entfällt der Schlüssel, weil DATEV die Steuer aus dem Konto berechnet. Sonderfälle (§ 13b, innergemeinschaftlicher Erwerb, Bewirtung, mehrere Steuersätze auf einem Beleg) bleiben einzelne Steuerbuchungen.
• Steuer als eigene Buchungszeilen: überträgt die Buchungssätze genau so, wie das Werkzeug sie bildet.
• Übergeben werden Sachkonten (keine Debitoren- oder Kreditorenkonten). Die Datei ist im Zeichensatz Windows-1252 geschrieben. Das Werkzeug merkt sich, welche Zeiträume schon exportiert wurden, und warnt vor doppeltem Export.

Bitte lassen Sie die erste Datei von Ihrer Steuerberatung zur Probe einlesen und stimmen Sie Kontenplan, Automatikkonten und den Umgang mit Bankumsätzen ab (manche Kanzleien buchen die Bank selbst aus dem Kontoauszug). Das Werkzeug ist kein Produkt der DATEV eG und nicht von ihr geprüft.

Doppelte Buchführung

In den Einstellungen lässt sich auf doppelte Buchführung umstellen. Das Werkzeug bildet aus jedem Beleg, jeder Rechnung, jeder Zahlung und jeder Abschreibung Buchungssätze (Soll an Haben). Eigene Buchungen – etwa die Eröffnungsbilanz, Umbuchungen oder Abschlussbuchungen – erfassen Sie im Reiter „Buchungen“. Die Kontonummern sind an die verbreiteten Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 angelehnt; bitte stimmen Sie den Kontenplan vor der Übergabe an Ihre Steuerberatung ab (Einstellungen → Konten).

Ordnungsmäßigkeit (GoBD)

• Änderungsprotokoll: Jede Änderung wird mit Zeitpunkt, altem und neuem Stand protokolliert. Die Einträge sind über Prüfsummen verkettet; „Protokoll prüfen“ zeigt, ob die Datei außerhalb des Werkzeugs verändert wurde.
• Festschreiben: Belege bis zu einem Datum lassen sich festschreiben (z. B. nach der Voranmeldung). Festgeschriebene Belege und gestellte Rechnungen sind unveränderbar; Korrekturen erfolgen per Storno und neuem Beleg.
• Aufbewahrung: Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) 8 Jahre, Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre (§ 147 AO, Fassung seit 2025). Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres.
• Verfahrensdokumentation: Unter „Auswertungen“ gibt es eine Vorlage, die Ihre Einstellungen und Abläufe beschreibt – bitte ergänzen und aufbewahren.
• Sicherung: In der Ablage entstehen automatisch Sicherungen im Ordner _Sicherungen. Gelöschte Dateien landen im Ordner _Papierkorb. Zusätzlich lässt sich über „📁 Ablage“ ein vollständiges Datenpaket (ZIP) für Steuerberatung oder Betriebsprüfung erstellen.

Privater Bereich

Private Belege (Bereich „Privat“) erscheinen nie in der Buchhaltung des Betriebs, sondern nur im Reiter „Privat“ und in der Zusammenstellung für die Einkommensteuererklärung, je Person und Anlage. Bei haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen zählen nur Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten; die Zahlung muss unbar erfolgen.

Tastatur

• N neuer Beleg bzw. neue Rechnung (im jeweiligen Reiter) · Strg+S Formular speichern · Strg+Z / Strg+Y rückgängig / wiederholen · ↑ ↓ in Listen blättern · Esc Formular schließen · F1 Hilfe

Rechtsgrundlagen und Quellen

UStG §§ 13b, 14, 14b, 15, 18, 19, 20; UStDV § 33; EStG § 4 Abs. 3, § 6 Abs. 2 und 2a, § 7, § 11, § 35a; AO §§ 146, 147; Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), BMF-Schreiben vom 28.11.2019 mit Änderungen vom 14.07.2025; BMF-Schreiben vom 29.12.2025 zu den Vordruckmustern der Umsatzsteuer-Voranmeldung 2026 (USt 1 A); Vordruck Anlage EÜR 2025; XRechnung 3.0 (Koordinierungsstelle für IT-Standards, KoSIT) und Europäische Norm EN 16931; BMF-Schreiben zur Nutzungsdauer von Computerhardware und Software; DATEV-Format (EXTF) „Buchungsstapel“ nach der Formatbeschreibung im DATEV Developer Portal; ISO 20022 (camt.052/053/054) in der Ausprägung der Deutschen Kreditwirtschaft. SKR 03 und SKR 04 sind Kontenrahmen der DATEV eG; die hinterlegten Konten sind eine eigene Auswahl in Anlehnung daran. DATEV ist eine Marke der DATEV eG.